Informační memorandum – kategorie zpracovávaných osobních údajů (OÚ)
Základní škola Heřmanův Městec, okres Chrudim (dále Škola) provádí dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zpracovávání osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo je zpracovávání potřebné k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního právního předpisu.
| ID | Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Kategorie subjektu údajů | Kategorie příjemců | Doba uchování |
| 1. | Povinnost správce OÚ vyplývající ze zákona
(uzavírání pracovních smluv, dohod o hmotné odpovědnosti, zpracování platů, zdanění, odvody sociálního a zdravotního pojištění, roční zúčtování daně, evidenční listy důchodového pojištění/ELDP, statistické účely, čerpání z FKSP, povinné preventivní lékařské prohlídky, evidence pracovních úrazů apod.) Upraveno následujícími zákony: Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti Zákon 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících Zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění |
· adresní a identifikační údaje
· informace o zdravotním stavu · údaje o jiné osobě |
Zaměstnanci | zdravotní pojišťovny, Česká správa sociálního zabezpečení, úřad práce, orgány činné v trestním řízení | Dle skartačního plánu |
| 2. | Evidence uchazečů o zaměstnání | · adresní a identifikační údaje
· údaje z životopisu |
Uchazeč o zaměstnání | 1 rok | |
| 3. | Zajištění a poskytnutí předškolního, školního a mimoškolního vzdělávání
Zpracování osobních údajů je nezbytné pro dodržení právní povinnosti Školy (viz příslušné aktuálně účinné právní normy). Škola shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – jméno a příjmení, rodné číslo, popřípadě datum narození, nebylo-li rodné číslo přiděleno, dále státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí, nepobývá-li žák na území České republiky, dále údaje o předchozím vzdělávání, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání ve škole, mateřský jazyk, údaje o znevýhodnění žáka, údaje o mimořádném nadání, údaje o podpůrných opatřeních poskytovaných žáku školou a údaje o závěrech vyšetření uvedených v doporučeních školského poradenského zařízení. Škola je také oprávněna zpracovávat údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání, dále datum ukončení vzdělávání ve škole. Vyjma osobních údajů žáka má škola právní povinnost zpracovávat také osobní údaje zákonného zástupce žáka, a to v rozsahu: jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení. Škola také zpracovává identifikační a kontaktní údaje osob určených zákonnými zástupci, např. pro vyzvedávání žáka ze školy/z družiny.
Další osobní údaje jsou zpracovávané na základě plnění právní povinnosti školy, např. identifikátor datové schránky fyzické osoby (zákonného zástupce) a další dle aktuálně účinných právních norem. |
· adresní a identifikační údaje
· zvláštní kategorie osobních údajů · popisné údaje · údaje o jiné osobě |
Žáci, zákonní zástupci, zákonnými zástupci definované osobní údaje dalších osobách | Ústav pro informace ve vzdělávání Správa sociálního zabezpečeníPojišťovny, OSPOD, orgány činné v trestním řízení |
Dle skartačního plánu |
| 4. | Kniha úrazů a Záznamy o úrazu dle zákonů:
Zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce |
· adresní a identifikační údaje
· zvláštní kategorie osobních údajů · popisné údaje údaje o jiné osobě |
Žáci, veřejnost, zaměstnanci |
Rodiče – zákonní zástupci
stanovené orgány a instituce (dle okolností – Policie ČR, pojišťovna, zřizovatel školy, zdravotní pojišťovna, inspektorát České školní inspekce, oblastní inspektorát práce) |
Dle skartačního plánu |
| 5. | Projekty – evidence členů realizačních týmů a podpořených osob v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady č. 1303/2013
|
Dle nastavení povinných monitorovacích indikátorů řídícím orgánem | Žáci, zaměstnanci, podpořené osoby | Řídící orgán projektu | Dle požadavků řídícího orgánu |
| 6. | Dokladace a propagace aktivit
V souladu se Souhlasem od subjektu/zákonného zástupce. |
· adresní a identifikační údaje
· zvukový záznam · obrazový záznam |
Žáci, veřejnost, zaměstnanci |
Dle doby uvedené na Souhlase
|
|
| 7. | Evidence strávníků jídelny dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů | · adresní a identifikační údaje,
· platební údaje |
Žáci a zaměstnanci
cizí strávníci |
Dle skartačního plánu. | |
| 8. | Zajištění vzdálené výuky a komunikace se s žáky/popř. jejich zákonnými zástupci
Oprávněný zájem: za účelem zajištění efektivní komunikace při řešení provozních záležitostí školy jsou pro komunikaci s žáky a jejich zákonnými zástupci využívány poskytnuté e-maily a telefonní čísla žáků/zákonných zástupců. Oprávněný zájem školy: za účelem zajištění vzdělávání na dálku jsou pro komunikaci využívány vybrané prostředky a aplikace, např. MS Teams, Google Classroom, Skype, Zoom, WhatsApp, Kahoot!, Quizlet, Quizizz, Socrative a další. Souhlas subjektu osobních údajů: o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů, popř. jeho zákonného zástupce je puštěna jeho webová kamera při videokonferenci (probíhající prostřednictvím MS Teams, Google Classroom, Skype, popř. jiné k tomu určené aplikace či technického prostředku). o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů, popř. jeho zákonného zástupce je možné pořizování videozáznamů on-line výuky na kterých je subjekt OÚ zachycen. o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné používat soukromé tel. číslo či e-mailová adresa. |
Zpracovávány dle typu komunikačního prostředku jsou následující osobní údaje/informace o uživateli:
· adresní a identifikační údaje · kontaktní údaje · popisné údaje
(jméno a příjmení, uživatelské jméno, telefon (volitelné), školní e-mailová adresa, heslo, profilový obrázek (volitelné), studijní skupina/třída. hlas z mikrofonu, obraz z kamery (volitelné))
Vybrané komunikační nástroje pro svou funkčnost zpracovávají další nezbytné údaje/metadata. Jedná se například o IP adresy účastníků, informace o zařízení/ hardware,.o příchozím a odchozím čísle, názvu země, čas zahájení a ukončení a podobně. Škola tato metadata žádným dalším způsobem nezpracovává. |
Žáci, zákonní zástupci, zaměstnanci | Dle skartačního plánu. | |
| 9. | Zajištění komunikace mezi pedagogy navzájem a pedagogy a vedením školy
Plnění právní povinnosti školy: pro efektivní komunikaci mezi pedagogy navzájem a mezi pedagogy a vedením školy využívány především služební e-maily zaměstnanců školy, dále pak pracovní a soukromá telefonní čísla a vybrané komunikační prostředky, např. nástroje z balíku MS Office 365 (Teams pro videokonference) apod. Souhlas subjektu osobních údajů: o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je puštěna jeho webová kamera při videokonferenci (probíhající prostřednictvím MS Teams, Google Classroom, Skype, popř. jiné k tomu určené aplikace či technického prostředku). o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné pořizování videozáznamů on-line výuky na kterých je zachycen. o Pouze se souhlasem subjektu osobních údajů je možné používat soukromé tel. číslo či e-mailová adresa. |
· adresní a identifikační údaje
· kontaktní údaje · popisné údaje
Škola využívá především služební e-maily zaměstnanců školy, dále pak pracovní a soukromá telefonní čísla Vybrané komunikační nástroje pro svou funkčnost zpracovávají další nezbytné údaje/metadata. Jedná se například o IP adresy účastníků, informace o zařízení/ hardware, o příchozím a odchozím čísle, názvu země, čas zahájení a ukončení a podobně. Škola tato metadata žádným dalším způsobem nezpracovává. |
Zákonní zástupci, zaměstnanci | Dle skartačního |
Pověřenec: MAS Železnohorský region, z.s., Kateřina Korejtková, vn.konzult@gmail.com, 30.9. 2020 Mgr. Jana Šindelářová, MBA (ředitelka školy)
Zpracovatelé a příjemci
Osobní údaje subjektů a jejich zákonných zástupců mohou být pro zajištění výše popsaných účelů mimo Školy a jejích zaměstnanců zpracovávat také zpracovatelé osobních údajů Školy, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s GDPR.
Škola informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů. Škola dále předává osobní údaje v zákonem stanovených případech těmto subjektům: např. ČŠI, MŠMT ČR, Orgány sociálně-právní ochrany dětí (OSPOD), Policie ČR apod.
Práva subjektu údajů
Zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) je oprávněn požadovat informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou Školou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím: účel zpracování osobních údajů, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů, doba, po kterou budou osobní údaje uchovávány, zdroje osobních údajů, skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování. Škola poskytne první kopii zpracovávaných osobních údajů subjektu údajů bezplatně. Za další kopie na žádost zákonného zástupce subjektu údajů (subjektu údajů) může Škola požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí takové informace.
Zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) má dále právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl Škole, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.
V případě, že se zákonný zástupce subjektu údajů (subjekt údajů) domnívá, že Škola nebo smluvní zpracovatel Školy provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt údajů Školu požádat o opravu či výmaz (likvidaci) těchto osobních údajů, popřípadě o omezení (blokaci) zpracování. Dále může subjekt údajů vznést námitku proti takovému zpracování.
Škola vždy bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti informuje subjekt údajů o vyřízení jeho žádosti.
Subjekt údajů má právo kdykoliv se obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
